■ - 賛否の否に負けない力をもとう！

①
・こんにちは、フレッシャーズのメンバーを代表して、「SCMGroupフォルダ半減とそのルール」について発表をさせていただきます。

・長いミーティングでお疲れの上、私のつたない説明でさらに疲れが増す方も折られるかもしれませんが、あと、10分程度、関心をこちらに向けていただければと思っております。

・あと、メンバーを代表して話をさせていただくので、間違えて伝えてしまうと非常に問題だと思うので、誠に申し訳ございませんが、メモを見ながら発表させていただきます。

②
・まず、最初に今日のプレゼンテーションの目的について、お話させていただきたいと思います。

・SCM本部には色々なルールがあるかと思いますが、メンバーにルールを理解してもらい、それを守ってもらうことは、非常に難しいことであると聞いております。

・そこで、多くの方が集まるこの場をお借りすることにより、皆様に「SCMGroupフォルダの管理ルールを理解していただく」最初のよいきっかけになればと私達フレッシャーズのメンバーは考えております。

・本日のプレゼンテーションは4つのパートから構成されております。

・まず、最初に私達がSCMGroupフォルダルールを作成した基本の考え方、「ルール作成の基本原則」について説明させていただきます。

・次に、SCMGroupフォルダはそもそもどういうものか？フォルダの定義を皆様と確認したいと思います。

・そして、その定義どおりフォルダの使用管理ができるように考えられたルールを「フォルダの構造」、「共有するファイルの作成・共有の仕方」、「管理」の3つの段階に分けて説明させていただきます。

・最後にルール導入に向けてのアクションプランをお話して今日の説明は終了させていただく予定です。

・では、どのような考え方に基づいて、私達、フレッシャーズのメンバーがルールを作成したのか、ルール作成の基本原則をお話いたします。

③
・ルール作成の基本原則は2つあります。

・一つ目は、「管理者とその管理責任を明確にできるようにルールを作成する。」ということです。

・これは、今までのSCMGroupフォルダは共有フォルダという性質であるがゆえ、管理者が非常にあいまいであったと私達は理解しています。

・そこで、管理者が明確になるようなルールを作成することを原則1にしました。

・二つ目は、「「SCM本部　データ５S」の11のルールの付則としてルールを作成する。」ということです。

・これは、SCM本部のデータ５Sのルールが既にあるので、その仕組みに乗せて、よりスムーズな運用をしたいとと考えました。

・もちろん、SCMGroupフォルダ固有で規定したほうがいい事項については、ルールを設けました。

④
・続いて、SCMGroupフォルダの定義についてご説明したいと思います。

・SCMGroupフォルダとは、SCMメンバーが部署間で共有するファイルを
閲覧できるように設けられたフォルダです。

・よって、各部署の個別のフォルダの追加フォルダではないし、部署間で共有するファイルしか保管できません。

・だから、たとえば、CSのフォルダが一杯だから、とりあえず、SCMGroupフォルダに保存しておこうということはルール違反になります。

⑤
・では、SCMGroupフォルダのルールについての説明に入ります。

・まず、SCMGroupフォルダの構造についてお話いたします。

・ SCMGroupレベル1フォルダは各部署の名前のフォルダにし、各部署のデータ５S リーダーを管理者にします。

・たとえば、CSのフォルダには、CSのデータ５S リーダーが、LOGのフォルダはLOGのデータ5S リーダーが管理責任者となります。

・複数部署で共有しているファイルをどの部署のレベル1フォルダに保存すればいいのか？という疑問がでてくるかと思いますが、原則として、データ提供者側のフォルダに保存をします。

・たとえば、CSで作成し、D&SPと共有しているファイルについては、CSがデータを提供しているので、CSのフォルダに保存をします。

・例外として、SCM−Meetingや５S関係などのSCM全体にかかわり、部署別フォルダでの管理がそぐわないものは、便宜的にSCDフォルダで管理をいたします。

⑥
・続いてファイルの作成や共有の仕方についてお話いたします。

・ファイルを作成する場合には、SCMGroupフォルダで作成するのではなく、SCMGroup以外の通常の部署別のフォルダで作成したあと、SCMGroupフォルダに移動させ共有をします。

・そして、ファイルの共有をする必要がなくなったときは、削除するか、もとの通常の部署別フォルダに戻すようにします。

・これは、SCMGroupフォルダは共有ファイルを閲覧するための場所であるという定義が理由となっています。

⑦
・次はそのSCMGroupフォルダをどのように管理していくかについてお話させていただきます。

・管理者は各部署のデータ5Sリーダーとなります。

・管理方法はデータ5Sのルールに準拠します。

・たとえば、データの容量は各フォルダごとに定められ、月1回定期的にパトロールがなされます。

・また、ゴミ箱を有効活用することによりデータが増えるのを防ぎます。

・特にSCMGroupフォルダのファイルについては、放置される傾向があるかと思われます。

・だから、3ヶ月を目処にアクセスされていないファイルは、通常の部署別フォルダに戻すか、ゴミ箱フォルダにいれるか、削除するなどの措置を注意してとらなければなりません。

⑧
・最後にアクションプランについてお話したいと思います。

・フェーズ１、フェーズ２の改善の2段階、フェーズ3の維持の段階を経て、SCMGroupフォルダの５Sが継続維持できる体制を作りたいと思います。

・まず1月29日までに、データ５S リーダーはファイルの整理をおこないます。

・具体的には、ファイルを確認し、共有すべきファイルはSCMGroupレベル1の各部署別フォルダに移動させます。

・共有しないファイルは削除もしくは、通常の部署別フォルダーへ移動させます。

・続いて、2月1日にフレッシャーズメンバーはSCMGroupに残ったフォルダを削除します。

・そしてその結果をみて、SCMGroup内の各部署別フォルダの上限を設定し、データ５Sリーダーに連絡します。

・削除がおわったあと、データ５Sリーダーはデータパトロールの際にSCMGroupフォルダも確認して、データ５Sを進めます。

・このようにしてSCMGroupのデータ5Sが出来るようになるかと思います。

・維持継続には、データ5Sリーダーだけでは難しいことがあると思います。SCMメンバー全員協力が絶対不可欠です。

・皆様のご協力何卒よろしく御願いいたします。

・以上を持ちまして、フレッシャーズチームの発表を終了させていただきます。

・今年のフレッシャーズの活動にご協力いただいた皆様、フレッシャーズのメンバーを代表してお礼を申し上げます。

・ご静聴ありがとうございました。

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